Politique de gestion des données personnelles
Présentation générale
La présente note a pour objet d’informer les usagers sur le traitement de leurs données personnelles par la Mairie de Férel, ainsi que des droits dont ils bénéficient en la matière.
Il s’agit d’une obligation légale de transparence issue du Règlement général à la protection des données (RGPD)[1], norme européenne transposée en droit français depuis 2018[2].
Définitions
Une donnée personnelle est une information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable de manière
- Directe : nom, prénom…
- Ou indirecte : numéro de sécurité sociale, voix, plaque d’immatriculation….
- À partir d’une seule donnée : photo…
- Ou du croisement d’un ensemble de données : une femme de tel âge vivant à telle adresse, née tel jour et membre de telle association (faisceau d’indice qui permet de remonter à l’individu)
Un traitement de données : toute opération ou tout ensemble d'opérations appliquées à des données ou ensembles de données à caractère personnel, telles que
- la collecte
- l'enregistrement
- la modification
- la consultation
- l'utilisation
- la communication par transmission
- la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition
- la destruction…
Responsable de traitement
Le responsable de traitement est la Mairie de Férel.
Bases légales, finalités et durées de conservation des traitements
La base légale d’un traitement est ce qui donne juridiquement le droit à un organisme de traiter des données personnelles. Il y a six bases légales différentes et chacune implique des droits différents pour la personne concernée.
La finalité d’un traitement est l’objectif pour lequel le traitement a été mis en place. Les données personnelles sont forcément collectées dans un but précis.
La durée de conservation des données personnelles : il s’agit du cycle de vie de la donnée au sein de l’agglomération.
Administration Générale
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité* |
Soumettre les actes pris par la commune au contrôle de conformité du préfet | Obligation légale (articles L. 2131-1 et suivants du Code générale des collectivités territoriales) |
Conservation | Administration générale, préfecture, prestataire informatique |
Vente au déballage | Autoriser la vente de marchandises dans des endroits non destinés à la vente au public |
Mission d’intérêt public |
2 ans puis destruction |
Accueil |
Contrôle des accès aux locaux |
Répertorier les personnes pouvant accéder aux locaux |
Fins légitimes |
Mises à jour régulières | Centre technique municipal, Accueil, prestataire informatique |
Débits de boissons temporaires et licences |
Autoriser une association de manière temporaire ou un établissement à vendre de l’alcool |
Mission d’intérêt public | Débit de boisson temporaire : 5 ans puis destruction Licence : Conservation |
Administration générale, préfecture, prestataire informatique |
Jurés d’assises** |
Tirer au sort les personnes susceptibles de siéger au jury d’assises |
Obligation légale (article 261 du code de procédure pénale) |
Conservation |
DGS, cour d’assise, prestataires informatique |
Base de données institutionnels, professionnels, associations |
Contacter les collaborateurs |
Fins légitimes |
Mises à jour régulières | Administration générale, CapAtlantique, élus, prestataire informatique |
Annuaire associations | Enregistrer et échanger avec les associations | Mission d’intérêt public | Mises à jour régulières | Administration générale, public |
Gestion du contentieux | Pour le traitement des contentieux/ précontentieux et des question juridique |
Fins légitimes |
Conservation | DGS, élus, DST, service urbanisme, avocats |
Gestion de l’état civil |
Etablir les actes/copies/extraits d’état civil, les tables annuelles et décennales |
Mission d’intérêt public | Conserver les registres d’état civil et tables annuelles, 10 ans puis destruction pour le reste |
Agents, d’accueil, INSEE, procureur de la république, notaire, ARS, prestataire informatique |
Gestion des cimetières |
Gestion des concessions et des inhumations |
Exécution d’un contrat |
Conservation | Administration générale, pompes funèbres, marbrier, prestataire informatique |
Gestion des rendez-vous |
Prise de rendez-vous |
Fins légitimes |
1 an puis destruction | Agents et élus concernés, Accueil, prestataire informatique |
Gestion du marché hebdomadaire et des droits de place |
Préparer les arrêtés, effectuer le suivi des commerçants |
Mission d’intérêt public |
5 ans puis destruction | Administration générale, prestataire informatique |
Plan communal de sauvegarde |
Elaborer le plan communal de sauvegarde pour faire face aux situations d’urgence |
Obligation légale (article L. 731-3 du code de la sécurité intérieure) |
Mise à jour régulière | Agents et élus de la mairie, Maire, préfecture, SDIS, gendarmerie, public (version restreinte), prestataire informatique |
Gestion des salles municipales |
Louer les salles municipales
| Exécution d’un contrat | 2 ans puis destruction | Agents d’accueil, prestataire informatique |
Demandes usagers | Répondre aux demandes des usagers | Mission d’intérêt public | 2 ans puis destruction | Accueil, prestataire informatique |
*Récolte indirecte via les documents archivés
**Récolte indirecte par la liste électorale (nom, prénom, adresse, date de naissance)
Traitement | Finalité | Base légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Marchés publics |
Pour la passation : Analyser les documents nécessaires au classement des entreprises pour l’attribution des marchés
Pour l’exécution : Suivi administratif et financier du marché |
Exécution d’un contrat | Offres non retenues : Destruction au terme de 5 années
Offres retenues : Marchés récurrents de services, de fournitures : - Conservation définitive des marchés spécifiques (liés au territoire ou intéressant l’histoire) - Conservation 10 ans après le solde puis destruction de tous les autres marchés (toutes les pièces)
Marchés de travaux - Conservation des marchés de gros travaux : bâtiments existants, gros aménagements intérieurs et extérieurs - Tri des marchés de voirie : Conservation des plans de récolement, destruction des autres pièces |
DGS, DST, gestionnaire comptable, trésor public, préfecture, maîtrise d’œuvre et AMO |
Ressources humaines et finances
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Recrutement | Recherche de profils pertinents
Constitution d’une CV thèque
Présélection des candidats (tri, enregistrement et classement des CV et des lettres de motivation)
Prise de contact avec le candidat (évaluer sa capacité à occuper un emploi et mesurer ses aptitudes professionnelles) |
Fins légitimes : Recherche de profils pertinents
Consentement : Constitution d’une CV thèque
Exécution d’un contrat : Présélection des candidats, Prise de contact avec le candidat | Réception et enregistrement des candidatures adressées par courrier et courriel : DUA de 2 ans puis Destruction
Réponses aux candidats à un emploi ou à un stage : DUA de 2 ans puis Destruction
Gestion du contentieux : DUA de 10 ans puis Tri |
Ressources humaines, Membres du jury, prestataire informatique |
Comptabilité générale |
Verser le paiement des factures et émettre des titres de recettes |
Exécution d’un contrat | Factures : 11 ans puis destruction
Grands livres comptables : Conservation |
Service finances, DGS, trésor public, prestataire informatique |
Gestion des contentieux et sinistres | Traiter les contentieux
Demander une indemnisation aux assureurs ou aux tiers | Fins légitimes
Exécution d’un contrat |
Conservation | Ressources humaines, DGS, responsables des services, assurances, avocats |
Service enfance
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Dérogations scolaires
| Autoriser la scolarisation des enfants de Férel hors commune
Autoriser la scolarisation des enfants d’une autre commune à Férel |
Mission d’intérêt public |
Tri 10 ans après la fin de suivi | Service enfance jeunesse, élu référent, prestataire informatique |
Communication
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Newsletter | Gestion des inscriptions à la newsletter | Mission d’intérêt public | Mises à jour régulières | Communication, prestataire informatique |
Gestion des comptes des réseaux sociaux | Interactions (publiques et messageries privées) avec les abonnés et les autres utilisateurs des plateformes | Mission d’intérêt public |
Simple accès | Communication, élu référent, site réseaux sociaux |
Site internet | Recueillir les demandes des usagers | Mission d’intérêt public | 1 an puis destruction | Service concerné par la demande |
Gestion des évènements institutionnels | Envoyer des invitations à des évènements et organiser les évènements |
Mission d’intérêt public |
Mise à jour régulière | Elus concernés, secrétariat général, prestataire informatique |
CCAS
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Aides légales et facultatives |
Gestion des aides légales et facultatives |
Mission d’intérêt public |
Tri 10 ans après la fin de suivi | Elus, CCAS, assistante des élus et de la DGS, DGS, CMS, CAF, fournisseurs d’énergie, conseil départemental, prestataire informatique |
Demandes de logement social | Gestion des demandes de logement social | Mission d’intérêt public | 2 ans puis destruction | Elus, CCAS, Armorique Habitat et Morbihan, prestataire informatique |
Gestion du Conseil d’administration |
Assurer le suivi du Conseil d’administration |
Fins légitimes |
Mises à jour chaque mandat | Elus, DGS, CCAS, Préfecture, départemental, fournisseurs d’énergie, DGFIP, associations, prestataire informatique
|
Logements de secours | Fournir un hébergement d’urgence sur la commune à l’usager | Mission d’intérêt public |
2 ans puis destruction | CCAS, accueil mairie, bailleurs sociaux, travailleurs sociaux référents de l’usager, prestataires informatiques |
Dossiers des locataires | Emettre un titre mensuellement pour les loyers Gérer le suivi des dossiers | Exécution d’un contrat | 10 ans après la fin du bail puis destruction |
Elus, DGS, service comptabilité, CCAS, GFIP, prestataire informatique |
Domiciliation postale | Recevoir le courrier au CCAS pour une personne sans domicile stable | Mission d’intérêt public | 5 ans après la domiciliation puis destruction |
Elus, CCAS, préfecture |
Colis de Noël | Envoyer un colis de fin d’année aux personnes concernées | Mission d’intérêt public | Tant que la personne est inscrite | Elus, maison de retraite, CCAS, prestataire informatique |
Services techniques et urbanisme
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Gestion des autorisations du droit des sols |
Instruction des autorisations d’urbanisme |
Mission d’intérêt public | Certificats d’urbanismes : 5 ans
Déclarations préalables de travaux : 10 ans
Permis de construire et permis d’aménager : conservation | Service urbanisme, DGS, Direction services techniques et urbanisme, Accueil, DDTM, Préfecture, ABF, Morbihan énergie, CapAtlantique, prestataire informatique |
Acquisitions et cessions foncières | Réaliser une acquisition, une cession ou un échange de terrain avec un particulier | Exécution d’un contrat |
Conservation
| Service urbanisme, notaire, prestataires informatiques |
Gestion des permissions de travaux |
Autoriser les entreprises à effectuer des travaux sur les voies de la commune |
Mission d’intérêt public | DICT et demandes de travaux : 10 ans puis destruction
Arrêtés de voirie : 5 ans puis destruction |
Services urbanisme et technique, prestataires informatiques |
Occupation temporaire du domaine public | Gestion des autorisations d’occupation temporaire du domaine public et des droits de place | Mission d’intérêt public |
5 ans puis destruction | Services urbanisme et technique, prestataires informatiques |
Gestion des interventions | Répondre aux demandes des usagers ou des services pour effectuer des travaux de voiries | Mission d’intérêt public |
2 ans puis destruction | Services urbanisme et technique, prestataire informatique |
Suivi des ERP* | Autoriser des travaux dans les ERP Autoriser une ouverture au public d’un ERP Effectuer un suivi de l’ERP pour confirmer ou non sa conformité par rapport à l’accessibilité et la sécurité |
Mission d’intérêt public |
Mise à jour régulière |
Services urbanisme et technique |
Commission communale des impôts directs** |
Déterminer la valeur locative des biens de la commune
| Obligation légale (article 1503 du code général des impôts) |
Conservation |
Services urbanisme et technique, CCID |
Contentieux urbanisme |
Gestion du contentieux de l’urbanisme |
Fins légitimes
|
Conservation | Services urbanisme et technique, DGS, Maire, avocats, CapAtlantique, prestataire informatique |
Arrêtés d’alignement | Effectuer le bornage de terrains et délivrer les arrêtés d’alignement | Mission d’intérêt public |
Conservation
| Service urbanisme et technique, notaire, prestataire informatique |
Certificats de numérotage
| Donner un numéro de voirie aux parcelles situées sur le territoire communal | Mission d’intérêt public |
Conservation | Service urbanisme et technique, notaire, prestataire informatique |
Base de données fournisseurs, prestataires et concessionnaires |
Contacter les collaborateurs |
Fins légitimes
|
Mise à jour régulière
| Services urbanisme et technique, prestataires informatiques |
Vidéosurveillance | Protection des usagers et biens | Mission d’intérêt public |
30 jours | Police municipale intercommunale, Maire, prestataire |
Nids de frelon | Détruire les nids de frelon chez les particuliers | Mission d’intérêt public |
1 an puis destruction | Service technique, Accueil, prestataire |
*Récolte indirecte par le SDIS
**Récolte indirecte par CCID (nom, prénom, adresse)
Archives
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Gestion des archives* | Gestion des versements, des éliminations et description des archives | Obligation légale
| Dépend de chaque archives
| Agent de charge des archives |
*Récolte indirecte via les documents archivés
Police pluricommunale
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Relevés d’infractions | Relever l’infraction pour les poursuites pénales éventuelles | Mission d’intérêt public
|
Conservation | Police municipale, Maire, procureur, officier du ministère public, gendarmerie nationale, ANTAI, prestataire informatique |
Stérilisation des œufs de goélands |
Signaler les nids de goélands pour les stériliser | Mission d’intérêt public
|
Mises à jour régulières | Police municipale, société de stérilisation, préfecture, prestataire informatique |
Main courante, procès-verbal, rapports de constatations | Rédaction des PV, rapports, mains courantes, registres d’appels Production de rapports d’activités et de statistiques |
Mission d’intérêt public
|
10 ans puis destruction |
Police municipal, Maire, procureur, officier du ministère public, gendarmerie nationale, prestataire informatique |
Nids de frelon asiatique | Faire intervenir un prestataire pour détruire les nids de frelons asiatiques | Mission d’intérêt public
|
1 an puis destruction |
Police municipale, prestataire |
Vacations funéraires* | Etablir le procès-verbal destiné aux pompes funéraires | Mission d’intérêt public
|
Conservation | Police municipale, pompes funèbres, mairie de Saint-Nazaire, prestataire informatique |
Opération vente de sel | Autoriser la vente du sel aux abords des routes | Mission d’intérêt public | 1 an puis destruction | Police municipale, prestataire informatique |
Fichier national des vélos | Retrouver les propriétaires des vélos volés | Mission d’intérêt public |
Simple accès |
Police municipale |
Fourrière, stationnements abusifs | Mettre le véhicule en fourrière en cas d’infraction de stationnement au code de la route et pour les épaves |
Mission d’intérêt public |
1 an puis destruction |
Police municipale, prestataire informatique |
Plan communal de sauvegarde |
Elaborer le plan communal de sauvegarde pour faire face aux situations d’urgence | Obligation légale (article L. 731-3 du code de la sécurité intérieure) |
Mises à jour régulières |
Police municipale, agents de la mairie et élus, prestataire informatique |
Caméras-piétons |
Prévention à l’ordre public
Protéger la sécurité des personnes et des biens | Mission d’intérêt public (Article L. 241-2 du code de la sécurité intérieur) |
1 mois puis destruction |
Police municipale, voir article R. 241-12 du code de la sécurité intérieure |
*Récolte indirecte via les pompes funèbres et le service Etat civil (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance/décès du défunt et de la personne référente, lien avec le défunt)
Droits des personnes concernées
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation du traitement de vos données.
Si la base légale est l’exécution d’un contrat, vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité de vos données. Si la base légale du traitement est la mission d’intérêtpublic ou l’intérêt légitime, vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données.
Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données par voie électronique : dpo.ferel@cap-atlantique.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « informatique et libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.